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Riconciliazione degli incassi: è tempo di automatizzare

riconciliazione incassi
Quando un’azienda riceve un pagamento si mette in moto un processo chiamato riconciliazione degli incassi. Dal punto di vista contabile, con questo processo si abbina il pagamento, ovvero l’incasso ricevuto, alla partita contabile aperta, ovvero a quella relativa a ciò che ha generato il credito. Quando svolto manualmente, questo processo è voluminoso in termini di richiesta di attenzione. Inoltre, può generare errori, con conseguente dispendio di tempo e di energie che potrebbero essere dedicati a operazioni di più alto valore. Come risolvere? La risposta arriva dalla digitalizzazione della riconciliazione degli incassi, che permette di limitare il margine di errore e di poter contare su una soluzione automatica ‘salva tempo’ e ‘salva energia’. Ne parliamo in questo articolo.

Tabella dei Contenuti

Cos’è la riconciliazione degli incassi?

La riconciliazione contabile degli incassi è il processo con cui l’incasso viene contabilizzato correttamente dall’azienda.

A prima vista può sembrare un’operazione semplice, ma nelle imprese che hanno importanti volumi di movimenti bancari, questo processo può diventare dispendioso in termini di tempo e costi.

Questo succede perché alcuni metodi di pagamento sono complessi da contabilizzare e concorrono ad aumentare la possibilità di errore se il processo viene svolto manualmente.

riconciliazione crediti

Il quadro è questo: ci sono dei sistemi offerti dalle banche che permettono alle imprese di incassare i crediti con forme di pagamento che facilitano la riconciliazione degli incassi, come ad esempio gli Sdd, le Riba o i bollettini Mav.

Anche i pagamenti effettuati mediante carta di credito rendono la riconciliazione degli incassi piuttosto semplice, perché contengono riferimenti chiari al pagamento effettuato.

Il problema può nascere con uno dei sistemi di pagamento più diffusi, il bonifico bancario, che permette per sua natura a chi lo fa di inserire dati a propria discrezione.

contabilita e riconciliazione incassi (1)

Bonifici e riconciliazione contabile

Ad esempio, la causale di un bonifico può essere priva di informazioni e l’ordinante del pagamento può essere complesso da riconoscere, perlomeno in modo automatico.

Inoltre, le imprese ricevono spesso bonifici cumulativi e questo genera difficoltà nell’identificare le contabili da chiudere.

E ancora, solitamente l ‘azienda non riceve il bonifico e l’avviso di incasso contemporaneamente e la stessa asincronicità si rivela negli estratti conto dei movimenti.

Queste sono caratteristiche proprie del bonifico, una forma di pagamento consueta, ma anche una forma di pagamento che va poco d’accordo con la riconciliazione contabile. 

incassi bancari e contabilita

La soluzione è automatizzare

Automatizzare i processi di riconciliazione contabile è una scelta che genera efficienza, con risvolti positivi a cascata sulla gestione della tesoreria e della contabilità.

Si può parlare di cost saving, ovvero di risparmio di denaro, di controlli più puntuali degli incassi, quindi di benefici di governance e anche di data quality, ovvero di una qualità dei dati in possesso che permette di adottare una visione dei pagamenti più mirata sia nel breve che nel medio lungo termine.

Questo, perché  una riconciliazione degli incassi automatizzata permette sicuramente di snellire e potenziare l’aspetto contabile, ma anche di avere dati precisi sui possibili rischi di crediti in sofferenza.

sogtware di gestione della tesoreria GOLD

GOLD e la riconciliazione degli incassi

Alla base della piramide di Gold c’è l’automatizzazione, ovvero la possibilità di automatizzare le procedure contabili ripetitive che avvengono in azienda. 

Le contabilizzazioni automatiche avvengono con semplicità nel caso di Riba e di Sdd e offrono la possibilità di contabilizzare in modo più puntuale i bonifici bancari, aiutando gli operatori a risparmiare molto tempo nella riconciliazione degli incassi.

riconciliazione tesoreria

I benefici della riconciliazione degli incassi automatica

In termini operativi, i benefici che GOLD La Tesoreria offre all’azienda sono:

  • Più chiarezza nella contabilità: grazie a un sistema che lavora in modo automatico e dove all’operatore non è più richiesto di inserire manualmente i dati, ma di procedere eventualmente a un controllo, che snellisce l’intera procedura;
  • Più tempo per operazioni ad alto valore: nell’ottica di un’azienda digitalizzata, tutte le operazioni contabili ripetitive vengono automatizzate e questo genera più tempo a disposizione degli operatori;

Questo tempo può essere dedicato al controllo, alla verifica, ma anche ad operazioni a più alto valore, che possono contribuire a migliorare l’operatività dell’azienda nel breve-medio e lungo termine;

  • Minori esigenze di competenza specifica: l’automatizzazione nella riconciliazione degli incassi richiede naturalmente la conoscenza del software e delle sue funzionalità, ma facilita l’operato in termini generali, perché ne possono fare uso anche dipendenti o collaboratori che sono all’inizio della loro carriera;
  • Più condivisione: smart working e lavoro ibrido chiedono condivisione dei dati e possibilità di operare da diverse postazioni in modo fluido e sicuro. Automatizzare la riconciliazione degli incassi in questo scenario richiede quindi di poter lavorare con un software condivisibile fra gli operatori e GOLD risponde perfettamente a questa esigenza.

Questi sono solo alcuni dei benefici che la riconciliazione degli incassi automatica offre all’azienda.

Ce ne sono molti altri e, per scoprirli nel concreto, ti invitiamo a richiederci una dimostrazione del software GOLD La Tesoreria.

Clicca qui per richiedere una demo programmata o una demo personalizzata, sono gratuite e senza impegno.

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La redazione di GOLD LA TESORERIA annovera professionisti specializzati nei settori della finanza, del fintech, del credito e della gestione di impresa. I contributi sono frutto dell’esperienza professionale e del costante studio, ricerche e studio di dati e statistiche.

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