La gestione delle fatture anticipate: 3 situazioni che rubano valore all’azienda
Quando parliamo di gestione delle fatture anticipate, la mente corre spesso a un’operazione che richiede più attenzione del solito, per non dire che ‘scombina’ il normale flusso amministrativo.
In particolare, ci sono tre situazioni che possono rubare valore all’impresa:
- L’impiego di fogli di calcolo con inserimento di dati manuali: questa situazione ha ampi margini di errore, affatica chi la esegue e porta via molto tempo all’operatività quotidiana.
- L’accorgersi degli errori quando è già stato eseguito il pagamento o è già stata incassata la fattura: figlia della prima situazione: questa seconda richiede ancor più tempo per rimediare e far ‘tornare i conti’.
- La mancata conoscenza generale delle condizioni decise con clienti o fornitori: perché dai dati inseriti si fatica a trarre report leggibili e da cui è possibile intuire velocemente le condizioni in essere.
La chiave è l’automatizzazione
Oggi la gestione delle fatture anticipate chiede di essere automatizzata.
In primis per far risparmiare tempo agli operatori e quindi per permettere all’impresa di avere una chiara prospettiva dei rapporti che intercorrono con i clienti e i fornitori.
Spesso, infatti, le informazioni relative ai clienti vengono raccolte, organizzate e monitorate dal comparto commerciale, su basi definite assieme al management.
Tutte queste informazioni meritano però essere organizzate in modo ordinato, perché il commerciale, altri comparti di impresa e lo stesso management, possano verificare la situazione generale, ma anche estrapolare dati di interesse per eventuali verifiche e analisi.
Disporre di report chiari in tal senso, permette quindi al management di avere una rapida overview delle condizioni applicate ai clienti, per poterle mantenere, o eventualmente variare.
In ogni caso, il monitoraggio è la base per prendere decisioni strategiche e funzionali all’impresa.
Per questo, automatizzare le fatture anticipate migliora radicalmente sia l’operatività nel presente, che l’organizzazione nel futuro.
Come automatizzare la gestione delle fatture anticipate?
La risposta è nella piattaforma di tesoreria, ovvero nell’impiego di un software di treasury management che permetta di capire velocemente quali fatture sono state anticipate e qual è il loro importo complessivo.
Gli anticipi delle fatture automatizzati, offrono infatti all’impresa la possibilità di capire quali partite finanziarie devono ancora essere incassate, quali fatture sono state anticipate (e perché), così come quale anticipo è stato incassato, gestendolo in modo automatico.
In più, tutto questo si riflette positivamente sul rapporto con le banche, perché si crea una connessione diretta e ordinata con gli istituti di credito, monitorata nei tempi così come negli importi.
La gestione della tesoreria anticipata
Cosa significa gestire la tesoreria in maniera anticipata?
Significa conoscere i flussi finanziari mentre sono in essere, in tempo reale.
Il flusso di cassa (cash flow) diventa sotto quest’ottica uno strumento strategico per guardare al futuro, come chiede oggi l’ottica forward looking, che non si rivolge più al passato, e al ‘finora è stato fatto così’, ma legge i dati del presente per orientare le decisioni al futuro.
In altre parole, la gestione della tesoreria anticipata permette all’impresa di conoscere lo stato di salute finanziario nei periodi successivi e di formulare decisioni strategiche quali ad esempio:
- anticipare situazioni di liquidità in passivo
- sostenere gli oneri finanziari normativi legati alla disciplina della crisi di impresa
- variare se richiesto, le proprie strategie commerciali in un determinato periodo
- molto altro ancora
Ecco che il software per la gestione anticipata della tesoreria GOLD risponde a tutte queste richieste, generando un cash flow previsionale, ottimizzando la gestione delle fatture e, nel complesso, di tutti i pagamenti che l’impresa effettua e riceve nel periodo di interesse.
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